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IBERLEY, INTEGRA EL ACCESO A S

Iberley

sudespacho.net


04/03/2014

La importancia de las bases de datos jurídicas par


La esencia de la gestión documental está en hacer que toda la información que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita.

 

 

 

 

La cantidad de información que entra y sale cada día en un despacho de abogados es excesiva. Por una parte, la externa (compuesta por cartas, revistas sectoriales y jurídicas, suscripciones, bases de datos, libros nuevos, BOE, boletines autonómicos, e-mails, newsletters electrónicas, sentencias, etc.) y por otra, la interna, es decir, la que genera el propio despacho (dictámenes, boletines informativos, cartas, artículos, etc.).

 

El sistema de gestión de cada despacho tiene una gran importancia estratégica. Hoy en día, las grandes firmas destacan precisamente por esa capacidad de tener la información que necesitan en cada momento, lo cual implica haberla seleccionado y guardado oportunamente para, más tarde, recuperarla a tiempo.

 

La esencia de la gestión del conocimiento y documental está en hacer que toda la información que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita. Es decir, no sólo pensando en los miembros presentes de la firma, sino también para los empleados y colaboradores del futuro, e incluso en los propios clientes.

 

Los aspectos clave de la gestión documental son los siguientes. En primer lugar, el proyecto de gestión documental, en el que se deben plantear ciertos objetivos como evitar o controlar la creación o recepción de documentos innecesarios, facilitar un acceso efectivo a los documentos, o garantizar un almacenamiento eficiente y económico de los documentos.

 

Por otro lado, los despachos de abogados deben tener en cuenta los tipos de fuentes de información que llegan al bufete. Así, contamos con las externas (documentación jurídica, manuales de trabajo, revistas especializadas, informes, periódicos sectoriales, webs de interés, etc.). Y con las internas (expedientes de clientes y todos aquellos documentos de la práctica cotidiana y administrativa –correspondencia, facturas, nóminas, dictámenes, demandas, etc.-.). Además, cabe mencionar la información corporativa, que es la que la firma transmite al exterior con su imagen, campañas publicitarias, acciones de marketing, revistas informativas, etc.

 

Son importantes también las normas y procedimientos internos, que sirven para unificar los criterios de gestión documental del despacho, en toda su dimensión. Estas normas son las que marcan los criterios únicos y más o menos básicos que todos los miembros del equipo humano de la firma tienen que aplicar. Pueden plasmarse tanto en soporte informático como en papel, y el trabajo de su elaboración puede delegarse en un especialista externo, o bien asumirse internamente.

 

Cabe destacar que, en principio, el profesional más preparado para desempeñar la gestión documental en un despacho es el documentalista. Sin embargo, también puede desempeñar esta función un profesional o administrativo específicamente preparado.

 

Ahora bien, los avances que se han producido en las infraestructuras y el software de gestión documental han multiplicado las posibilidades en la gestión documental. En la actualidad se dispone de programas que permiten procesar, almacenar y reproducir la información de una forma que hasta ahora resultaba inimaginable. Se tiende a conseguir utilizar menos papeles con una mayor informatización. En este sentido, es necesario poner en valor las bases de datos jurídicas, que son herramientas fundamentales para la gestión de los archivos y la documentación.

 

La compañía Iberley se ha conseguido desmarcar en el mercado ofreciendo este servicio con calidad y diferenciándose al incorporar la integración de la base de datos con el software para abogados en la nube, consiguiendo aunar base de datos y software de gestión de expedientes en un mismo servicio.


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26/02/2014

La nube, ¿el futuro de la gestión de los despachos


Los abogados se preocupan por la seguridad en el uso del cloud computing, ya que la protección del secreto profesional y de los datos que gestionan los bufetes es una cuestión fundamental.

 

 

 

Cada vez más empresas se suman al uso del cloud computing, más popularmente conocido en España como ‘la nube’. Según expertos del ámbito legal, los despachos de abogados pueden sacar grandes beneficios del uso de esta nueva herramienta, que reconocen como el futuro de la gestión de los bufetes.

 

Sin embargo, actualmente aún existe una gran preocupación en cuanto a la seguridad, que afecta a la abogacía más que a otros sectores, ya que la protección del secreto profesional y de los datos que gestionan los despachos de abogados es una cuestión fundamental.

 

En este sentido, las autoridades de protección de datos en España también señalan que los principales riesgos son la falta de transparencia y la pérdida de control de la información. Así, puesto que en los despachos se manejan datos especialmente sensibles, hay que valorar y decidir qué se sube a la nube y qué no.

 

En 2012, cuando el FBI cerró el portal Megaupload y detuvo a su fundador, Kim Dotcom, acusado de lucrarse con la distribución ilegal de contenidos, varios bufetes, españoles y americanos, perdieron los datos que tenían almacenados en este sitio web, con los problemas que todo ello contrajo. Casos extremos como éste ponen en alerta a los despachos ante el posible riesgo del uso de nuevas tecnologías, teniendo en cuenta toda la información sensible que manejan.

 

A pesar de ello, el cloud computing es una herramienta en crecimiento. Atendiendo a cifras, la inversión total en la nube pública ha pasado de 69.000 millones de euros en 2009 a 112.000 millones previstos para 2014. Del lado de los proveedores de servicios, más del 80% de las empresas está incorporando soluciones en la nube o tiene pensado hacerlo en breve. Además, el 10% de los clientes están solicitando desarrollos 100% en la nube.

 

En conclusión, la clave está en la elección del proveedor, que debe ofrecer altos estándares de seguridad a sus usuarios. Sudespacho.net, como compañía líder en gestión para despachos de abogados y la primera empresa que lanzó soluciones sectoriales para bufetes en la nube en el 2003, cuenta con la confianza de sus clientes, a los que garantiza el mayor compromiso y seguridad.


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25/02/2014

¿Porqué decantarse por soluciones ‘Cloud Computing


 

En las últimas décadas, los procesos de deslocalización de las empresas, unidos a la explosión en el uso de tecnologías de información y procesamiento de datos, han favorecido a la explosión del Cloud Computing.

El primer informe sobre ‘Cloud Computing’ elaborado por el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información (ONTSI), analiza la actual situación y el impacto de la tecnología Cloud Computing en España e identifica las oportunidades de crecimiento y estrategias de adopción entre las pymes españolas.

Según el documento de mayo de 2012, en las últimas décadas los procesos de deslocalización de las empresas, unidos a la explosión en el uso de tecnologías de información y procesamiento de datos, han hecho que las necesidades de cómputo hayan crecido a un ritmo superior al que lo hacía la capacidad de cálculo de los ordenadores personales. Ahí irrumpe la nube para, una vez más, ayudar al profesional jurídico a trabajar mejor.

Según el estudio ‘An SME perspectiva on Cloud Computin, Survey’, de ENISA, los motivos a la hora de decantarse por soluciones cloud computing varían del siguiente modo:

 

§         Eliminación, mediante la incorporación de tecnologías de la información, de las barreras económicas y de conocimiento que impiden la modernización de los procesos de negocio (30,6%).

§         Evitar los gastos de capital en hardware, software, soporte de TI y seguridad de la información mediante la externalización de infraestructuras/plataformas/servicios (68,1%).

§         Flexibilidad y escalabilidad de los recursos de TI (63,9%).

§         Aumento de la capacidad informática y del rendimiento del negocio (36,1%).

§         Diversificación de los sistemas de TI (11,1%).

§         Optimización local y global de la infraestructura de TI mediante la gestión automática de máquinas virtuales (25%).

§         Continuidad de negocio y capacidad de recuperación de desastres (52,8%).

§         Evaluación de la viabilidad y rentabilidad de nuevos servicios (como por ejemplo mediante el desarrollo de casos prácticos en la nube) (29,2%).

§         Incorporar recursos redundantes para aumentar la disponibilidad y elasticidad de los mismos (27,8%).

§         Controlar los costes y beneficios marginales (15,3%).

§         Otros (13,9%).

 

Los abogados y operadores jurídicos forman uno de los sectores que más se han beneficiado de este servicio. Una de las compañías líderes en despachos de abogados ‘en la nube’ es Sudespacho.net, siendo la primera que lanzó soluciones sectoriales en el año 2003.

 


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24/02/2014

¿Qué proveedor de ‘cloud computing’ le conviene má


El ‘cloud computing’, según una gran cantidad de expertos, supone una ventaja para los despachos de abogados, ya que permite acceder a una serie de servicios como el correo electrónico, almacenamiento de documentos, aplicaciones de contabilidad o gestión de despachos o bases de datos de jurisprudencia, desde cualquier lugar con conexión a Internet, pagar sólo por su uso y ahorrar en infraestructuras informáticas. Todo indica a que tarde o temprano todos los despachos dejarán de utilizar servidores propios y se pasarán a la nube.

 

A la hora de contratar estos servicios, los abogados y operadores jurídicos deben estar al tanto de cuáles son los riesgos que puede suponer el uso de la nube en su ejercicio profesional y también en relación con sus clientes, ya que se puede poner en riesgo el secreto profesional o la protección de datos que manejan.

 

El letrado cuando contrate un http://www.sudespacho.net/software-abogados debe asegurarse de que el proveedor de servicios garantiza que los documentos allí alojados no tienen riesgo de pérdida y estarán siempre disponibles para su uso sólo por quien él autorice. De forma específica, se debe revisar que exista:

 

§         Disponibilidad permanente del servicio y portabilidad de la información.

§         Cumplimiento de la legislación nacional e internacional aplicable en función de la territorialidad y específicamente en materia de protección de datos. El proveedor debe asumir su papel como encargado de tratamiento de ficheros.

§         Gestión de las subcontrataciones para el tratamiento de la información.

§         Garantía en el acceso a los datos: la información solo puede ser accesible para el despacho de abogados que lo ha contratado.

§         Integridad y conservación de los datos; gestión de copias de seguridad; recuperación ante desastres; continuidad del servicio.

§         Consecuencias por incumplimiento de las obligaciones contraídas.

 

 

En conclusión, la nube es un modelo muy aconsejable desde el punto de vista operativo y financiero, siempre que se contrate con un proveedor que cumpla todos los requisitos para que se garanticen la seguridad de datos de carácter personal.

 

Sudespacho.net, como compañía líder en gestión para despachos profesionales y la primera empresa que lanzó soluciones sectoriales para despachos de abogados en la nube en el 2003, garantiza el mayor compromiso y seguridad.


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19/02/2014

Abogados y Asesores se pasan a gestionar su despac


Los profesionales gestionan sus despachos en la nube desde estos nuevos dispositivos

 

El terminal que ha revolucionado los hogares ha llegado también a los despachos, abogados y asesores se han visto favorecidos ya que utilizar las tablets con el software para abogados en la nube, les permite gestionar sus despachos aunque no estén físicamente en ellos.

 

La llegada de estos nuevos terminales es una autentica revolución para los despachos profesionales, permitiendoles ahorrar tiempo y dinero gracias al cloud computing.

 

Sudespacho.net ha comprobado como desde la creciente integración de los tablets a nuestra rutina, cada vez son más los despachos que se decantan por emplear esta nueva tecnología.

 

Muchos abogados han decidido modificar sus hábitos de trabajo incorporando en sus despachos una solución de gestión denominada cloud computing o alojamiento en la nube, de este modo los abogados consiguen ahorrar tiempo y dinero en la gestión del despacho.

 

Este concepto de software en la nube permite a los abogados acceder a la gestión de su despacho desde cualquier ordenador, tablet o smartphone indiferentemente de la marca o el modelo de los mismos.

 

Sudespacho.net es una compañía líder en soluciones de gestión para despachos profesionales, siendo la primera empresa que lanzo soluciones sectoriales para despachos de abogados y asesorías en la nube en el año 2003.


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