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IBERLEY, INTEGRA EL ACCESO A S

Iberley

sudespacho.net


17/03/2014

El Cloud Computing y la protección de datos person


El ‘Cloud Computing’ es un servicios del cual cada día se aprovechan más despachos de abogados, que permite acceder a una serie de servicios, desde el correo electrónico hasta el almacenamiento de documentos, pasando por aplicaciones de gestión del despacho o de bases de datos de jurisprudencia, sin necesidad de disponer de servidores o de software en el propio despacho, ya que los documentos se almacenan en ‘la nube’.

 

La propia naturaleza de este modelo hace posible que, en principio, estos datos almacenados en ‘la nube’ se encuentren físicamente en un servidor ubicado en cualquier punto del planeta. Esta circunstancia es muy relevante en materia de protección de datos de carácter personal.

A continuación, intentamos plasmar los principales puntos a tener en cuenta a la hora de proteger nuestros datos personales y los de nuestros clientes en el contexto del Cloud Computing.

En primer lugar, es necesario tener en cuenta que el papel del despacho que decide poner en manos de su proveedor de servicios Cloud sus ficheros de carácter personal, según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), es el de ‘responsable del fichero’, mientras que el proveedor de servicios Cloud pasa a ser el ‘encargado del tratamiento del fichero’. De este modo, el proveedor está obligado a seguir las instrucciones del responsable del fichero en el tratamiento de los datos.

Es importante destacar que no todos los datos de carácter personal gozan del mismo nivel de protección. La LOPD establece la existencia de datos especialmente protegidos, entre los que se encuentran, por ejemplo, los relativos a salud, orientación sexual, ideología o religión, para los cuales las medidas de protección que debe adoptar el encargado del tratamiento del fichero son especialmente rigurosas.

Así, la normativa establece tres niveles de seguridad (básico, medio y alto) que se asocian a tres categorías de datos en función del nivel de protección de los mismos. Es obligación del encargado del tratamiento articular las medidas necesarias para dotar a los datos del nivel de seguridad correspondiente; y corresponde al responsable del fichero, en este caso el despacho de abogados, exigir a su proveedor de servicios Cloud que articule dichas medidas.

La cuestión más sensible es el lugar donde se almacenan nuestros datos, ya que es probable que no se encuentren en territorio español. En este momento tendremos que contemplar qué ocurre si los datos están almacenados en otro país en el que la LOPD carece de fuerza legal. La normativa vigente establece que la transferencia ha de limitarse a naciones en las que los datos cuenten con lo que se define como “un nivel de protección adecuado”.

Por consiguiente, hay que distinguir dos posibilidades: el caso para el que en el país en el que se ubiquen los datos exista una legislación equiparable que garantice un adecuado nivel de protección, y el caso en que no.

En el seno de la Unión Europea, se aplican dos directivas traspuestas por los distintos estados miembros a sus respectivas legislaciones nacionales. Esta armonización normativa permite a cualquier despacho acudir a los servicios de almacenamiento de información de un proveedor de Cloud Computing que tenga sus centros de proceso de datos ubicados en la Unión Europea, sin temor a que las obligaciones en materia de protección de datos se vean incumplidas. Estas consideraciones son extensivas a los estados cuyas normativas en la materia son consideradas equiparables a la europea, así como a aquellos proveedores radicados en los EE.UU. que son considerados “safe harbour” (puerto seguro), por adherirse voluntariamente a este protocolo “safe harbour” en virtud del cual se obligan a cumplir requisitos equivalentes a los europeos en materia de protección de datos. En la página web de la Agencia de Protección de Datos pueden consultarse los países cuya regulación en la materia se considera equiparable a la europea.

En los casos en los que el proveedor almacena sus datos en un país cuya normativa de protección de datos no es equiparable a la europea, hay que tener en cuenta que, por un lado, es necesaria la autorización previa de la Agencia de Proyección de Datos para que el responsable de un fichero de datos de carácter personal encargue su tratamiento a una persona o empresa que reside fuera del espacio de legislación armonizada o equiparada. Por otro lado, el contrato de provisión de servicios ha de incorporar cuantas condiciones sean necesarias para suplir la carencia de legislación y trasladar al encargado del tratamiento del fichero las mismas obligaciones que contempla la normativa europea.

 

Sudespacho.net, como compañía líder en gestión para despachos de abogados y la primera que lanzó soluciones sectoriales para bufetes en la nube en el año 2003, garantiza el absoluto seguimiento de la normativa vigente en cuando a protección de datos personales. Además, ofrece un servicio integral de protección de datos para despachos profesionales, adaptando la actividad de los despachos a la normativa de protección de datos.


Tags: abogados para software


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11/03/2014

La implantación de nuevas tecnologías en los despa


La llegada de las nuevas tecnologías a los despachos de abogados continúa siendo una tarea pendiente. El miedo a lo desconocido, los mitos sobre riesgos de seguridad y el coste económico que pueda suponer la implantación de estas herramientas de trabajo dificultan que los abogados den el salto a ‘la nube’.

Es importante mencionar que el grado de adaptación a la era digital difiere notablemente en función de si se trata de grandes despachos o de firmas unipersonales, de uno o dos abogados, que representan el 70% del sector en España.

La gran ventaja de los grandes bufetes radica en la existencia de departamentos de tecnologías de la información y de innovación y la pertenencia a una red internacional, que permite importar y compartir tecnologías ensayadas con éxito en otros países.

Un estudio sobre equipamiento tecnológico de los despachos de abogados en España, realizado en 2013 por ‘Wolters Kluwen’, indica que el 87% de los abogados considera muy importante la posibilidad de movilidad y de poder realizar el trabajo de forma itinerante, en cualquier momento y desde cualquier lugar, del mismo modo que el 90% reconoce que la tecnología es fundamental para el desarrollo de su profesión.

El estudio también llama la atención sobre el hecho de que, aunque el paradigma de la consulta sobre formatos en papel ha desaparecido, el grado de adopción de las nuevas tecnologías va lento, y desvela que el 85% de los abogados recurre a buscadores y bases de datos online para preparar sus casos y es marginal el porcentaje de quienes lo hacen en papel.

En este ámbito resulta sorprendente que, mientras el sector teme los peligros del uso de Internet para cuestiones delicadas de los clientes, exista, en cambio, un alto porcentaje de abogados que se documenta en Google, sobre todo en el caso de los despachos más pequeños, aun tratándose de una fuente de información sin garantías de actualización ni certeza, tal y como alertan los expertos. Hoy día, existen bases de datos jurídicas que cuentan con la jurisprudencia actualizada a la que el abogado puede acudir para preparar sus casos.

En cuanto al uso de servicios en la nube, el estudio pone de manifiesto que sólo un 18% de los despachos ha adoptado el denominado ‘Cloud Computing’, pese a que reconocen los beneficios que el uso de esta tecnología podría suponer para el almacenamiento de datos y su consulta desde cualquier lugar.

Respecto al tipo de herramientas que emplean en su trabajo, en los pequeños despachos la tableta es empleada por el 37% de los abogados, cifra que asciende hasta un 60% en el caso de los grandes bufetes. El uso de móviles inteligentes o smartphones está totalmente extendido, hasta el punto de que el 70% de los abogados de pequeñas firmas cuenta con un dispositivo de este tipo (el 80% en el caso de los socios de grandes firmas).

En cuanto a la presencia en redes sociales, sólo uno de cada diez lo considera útil como herramienta de trabajo. En los despachos pequeños, un 66% no las utiliza y las considera una herramienta marginal y el 23% lo emplea como herramienta exclusivamente personal. Los datos cambian en el caso de los socios de grandes firmas, donde el porcentaje de los que nunca usan las redes sociales desciende al 45%, y el 14% las considera una herramienta esencial.

 

Actualmente, los abogados y operadores jurídicos cuentan con una amplia oferta de servidores de bases de datos y de ‘Cloud Computing’ por los que poder decantarse. En este sentido, es importante mencionar el novedoso concepto de software para abogados en la nube integrado con base de datos de jurisprudencia y legislación inaugurado por sudespacho.net, que permite que el abogado disponga del acceso a la gestión de su despacho en todo momento y pueda enlazar el resultado de su búsqueda  en la base de datos jurídica a los expedientes que gestiona.


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10/03/2014

El ‘Cloud Computing’ en mi despacho de abogados: ¿


Se trata de un servicio que permite acceder a una serie de servicios, desde el correo electrónico hasta el almacenamiento de documentos, pasando por aplicaciones de gestión del despacho o de bases de datos de jurisprudencia, sin necesidad de disponer de servidores o de software en el propio despacho.

 

 

 

El término ‘Cloud Computing’ o, en español, ‘la nube’, es un término nuevo que en muchas ocasiones no logramos entender al completo. Si estás pensando en incorporar este servicio a tu despacho de abogados, aquí te dejamos un poco más claro su significado y su funcionamiento para que puedas acabar por decantarte (o no).

 

El ‘Cloud Computing’ es un modelo de servicios tecnológicos que permite el acceso, bajo demanda y a través de la red, a un conjunto de recursos compartidos y configurables (como redes, servidores, capacidad de almacenamiento, aplicaciones y servicios) que pueden ser rápidamente asignados y liberados con una mínima gestión por parte del proveedor de servicios.

 

Se puede decir que el modelo tiene las siguientes cinco características esenciales:

 

  1. Autoservicio bajo demanda. El usuario puede acceder a capacidades de computación “en la nube” de forma automática conforme las necesita sin necesidad de una interacción humana con su proveedor o sus proveedores de servicios Cloud.

 

  1. Múltiples formas de acceder a la red. Los recursos son accesibles a través de la red y por medio de mecanismos estándar que son utilizados por una amplia variedad de dispositivos de usuario, desde teléfonos móviles a ordenadores portátiles o PDAs.

 

  1. Compartición de recursos. Los recursos (almacenamiento, memoria, ancho de banda, capacidad de procesamiento, máquinas virtuales, etc.) de los proveedores son compartidos por múltiples usuarios, a los que se van asignando capacidades de forma dinámica según sus peticiones. Los usuarios pueden ignorar el origen y la ubicación de los recursos a los que acceden, aunque sí es posible que sean conscientes de su situación a determinado nivel, como el de CPD o el de país.

 

  1. Elasticidad. Los recursos se asignan y liberan rápidamente, muchas veces de forma automática, lo que da al usuario la impresión de que los recursos a su alcance son ilimitados y están siempre disponibles.

 

  1. Servicio medido. El proveedor es capaz de medir, a determinado nivel, el servicio efectivamente entregado a cada usuario, de forma que tanto proveedor como usuario tienen acceso transparente al consumo real de los recursos, lo que posibilita el pago por el uso efectivo de los servicios.

 

 

En definitiva, desde la perspectiva de los despachos de abogados como usuarios, el modelo Cloud Computing permite acceder a una serie de servicios, que pueden ir desde el correo electrónico hasta el almacenamiento de documentos, pasando por aplicaciones de gestión del despacho, de contabilidad, de bases de datos de jurisprudencia o legislación, o de compartición de documentación e información con clientes o con otros despachos; y todo ello sin necesidad de disponer de servidores o de software en el propio despacho, con sus necesidades asociadas de mantenimiento y administración, y con las correspondientes inversiones en equipamiento y software y gastos en operación y mantenimiento de los mismos. Lo único que se necesita es un dispositivo, que puede ser desde un ordenador portátil hasta un smartphone o un iPad, y una conexión a Internet. Los datos y las aplicaciones se encuentran en algún lugar de Internet, la cual se representa frecuentemente como una nube, de ahí el término Cloud Computing.

 

Entre las empresas que ofrecen este servicio, podemos destacar Sudespacho.net, compañía líder en gestión para despachos de abogados y la primera que lanzó soluciones sectoriales para bufetes en la nube en el año2003.


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06/03/2014

¿Cómo garantizar la seguridad jurídica de un servi


El contrato de prestación de servicios suscrito con el proveedor ha de recoger un conjunto mínimo de cláusulas que aseguren las garantías técnicas y legales y con pleno respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal.

 

 

El llamado Cloud Computing es un modelo de prestación de servicios tecnológicos que permite el acceso bajo demanda y a través de la red a un conjunto de recursos compartidos y configurables (como redes, servidores, capacidad de almacenamiento, aplicaciones y servicios) que pueden ser rápidamente asignados y liberados con una mínima gestión por parte del proveedor de servicios.

 

Para garantizar la seguridad jurídica del servicio Cloud Computing contratado, el contrato de prestación de servicios suscrito entre el despacho de abogados y el proveedor ha de recoger un conjunto mínimo de cláusulas, que recogemos a continuación.

En primer lugar, es esencial que el contrato especifique que el proveedor no puede disponer de los datos personales ni hacer uso de los mismos para ningún fin que no esté expresamente autorizado por el abogado o despacho (y cuente, en su caso, con el consentimiento del titular).

El proveedor ha de asumir expresamente el papel de encargado del tratamiento de los ficheros de datos de carácter personal que el despacho decida trasladar a “la nube”, con todas las obligaciones propias de tal figura tal y como se recogen en la legislación española y europea. Además, si el proveedor almacena la información de carácter personal con sistemas ubicados fuera de la Unión Europea, ha de asumir las obligaciones que el encargado del tratamiento de los ficheros de datos de carácter personal impone la legislación española, con independencia de la jurisdicción aplicable al territorio en el que se localizan los centros de proceso de datos.

Además, el proveedor ha de garantizar que la información solo será accesible al despacho de abogados que contrata sus servicios y a quienes el despacho determine con los perfiles de acceso correspondientes.

Por otro lado, será necesario que el proveedor disponga de los mecanismos de recuperación ante desastres, continuidad en el servicio y copia de seguridad necesarios para garantizar la integridad y conservación de la información.

En cuanto a la disponibilidad de los recursos en ‘la nube’ por parte del abogado, el proveedor ha de garantizar una elevada disponibilidad del servicio, así como comprometerse a organizar las paradas programadas para mantenimiento con la suficiente antelación y dando aviso de las mismas al despacho.

Una de las cláusulas más importantes es la que se refiere a la portabilidad. El proveedor ha de obligarse, a la terminación del servicio, a entregar toda la información al despacho en el formato que se acuerde, para que éste pueda almacenarla en sus propios sistemas o bien trasladarla a los de un nuevo proveedor, en el plazo más breve posible y con total garantía de la integridad de la información.

El contrato de prestación del servicio Cloud ha de mencionar las consecuencias para el caso de incumplimiento del proveedor de las obligaciones anteriormente recogidas.

 

En conclusión, un modelo Cloud Computing es plenamente factible para un despacho de abogados, y muy aconsejable desde el punto de vista operativo y financiero. Sin embargo, es necesario que el contrato de prestación de servicios suscrito con el proveedor contemple los aspectos esenciales anteriormente expuestos, para garantizar que el servicio se recibe con todas las garantías técnicas y legales y con pleno respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal.

Sudespacho.net es una compañía líder en gestión para despachos de abogados y de servicios Cloud Computing. Fue la primera empresa que lanzó soluciones sectoriales para bufetes en ‘la nube’ en el 2003 y cuenta con la confianza de sus clientes, a los que garantiza el mayor compromiso y seguridad, así como el cumplimiento de las cláusulas descritas.

 


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06/03/2014

¿Cómo garantizar la seguridad jurídica de un servi


El contrato de prestación de servicios suscrito con el proveedor ha de recoger un conjunto mínimo de cláusulas que aseguren las garantías técnicas y legales y con pleno respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal.

 

 

El llamado Cloud Computing es un modelo de prestación de servicios tecnológicos que permite el acceso bajo demanda y a través de la red a un conjunto de recursos compartidos y configurables (como redes, servidores, capacidad de almacenamiento, aplicaciones y servicios) que pueden ser rápidamente asignados y liberados con una mínima gestión por parte del proveedor de servicios.

 

Para garantizar la seguridad jurídica del servicio Cloud Computing contratado, el contrato de prestación de servicios suscrito entre el despacho de abogados y el proveedor ha de recoger un conjunto mínimo de cláusulas, que recogemos a continuación.

En primer lugar, es esencial que el contrato especifique que el proveedor no puede disponer de los datos personales ni hacer uso de los mismos para ningún fin que no esté expresamente autorizado por el abogado o despacho (y cuente, en su caso, con el consentimiento del titular).

El proveedor ha de asumir expresamente el papel de encargado del tratamiento de los ficheros de datos de carácter personal que el despacho decida trasladar a “la nube”, con todas las obligaciones propias de tal figura tal y como se recogen en la legislación española y europea. Además, si el proveedor almacena la información de carácter personal con sistemas ubicados fuera de la Unión Europea, ha de asumir las obligaciones que el encargado del tratamiento de los ficheros de datos de carácter personal impone la legislación española, con independencia de la jurisdicción aplicable al territorio en el que se localizan los centros de proceso de datos.

Además, el proveedor ha de garantizar que la información solo será accesible al despacho de abogados que contrata sus servicios y a quienes el despacho determine con los perfiles de acceso correspondientes.

Por otro lado, será necesario que el proveedor disponga de los mecanismos de recuperación ante desastres, continuidad en el servicio y copia de seguridad necesarios para garantizar la integridad y conservación de la información.

En cuanto a la disponibilidad de los recursos en ‘la nube’ por parte del abogado, el proveedor ha de garantizar una elevada disponibilidad del servicio, así como comprometerse a organizar las paradas programadas para mantenimiento con la suficiente antelación y dando aviso de las mismas al despacho.

Una de las cláusulas más importantes es la que se refiere a la portabilidad. El proveedor ha de obligarse, a la terminación del servicio, a entregar toda la información al despacho en el formato que se acuerde, para que éste pueda almacenarla en sus propios sistemas o bien trasladarla a los de un nuevo proveedor, en el plazo más breve posible y con total garantía de la integridad de la información.

El contrato de prestación del servicio Cloud ha de mencionar las consecuencias para el caso de incumplimiento del proveedor de las obligaciones anteriormente recogidas.

 

En conclusión, un modelo Cloud Computing es plenamente factible para un despacho de abogados, y muy aconsejable desde el punto de vista operativo y financiero. Sin embargo, es necesario que el contrato de prestación de servicios suscrito con el proveedor contemple los aspectos esenciales anteriormente expuestos, para garantizar que el servicio se recibe con todas las garantías técnicas y legales y con pleno respeto al derecho a la protección de datos de carácter personal.

Sudespacho.net es una compañía líder en gestión para despachos de abogados y de servicios Cloud Computing. Fue la primera empresa que lanzó soluciones sectoriales para bufetes en ‘la nube’ en el 2003 y cuenta con la confianza de sus clientes, a los que garantiza el mayor compromiso y seguridad, así como el cumplimiento de las cláusulas descritas.

 


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